Положення "Про проведення тендерів в АТ ОТП Банк"

 

1. Загальні Положення

1.1. Замовник проводить закупівлі на основі сформованих річних планів закупівель.

1.2. Вітчизняні та іноземні учасники беруть участь у процедурі закупівлі на рівних умовах. Замовники забезпечують рівноправний доступ усіх учасників до інформації з питань закупівель.

1.3. Замовник зобов’язаний відхилити тендерні або кваліфікаційні пропозиції в разі невідповідності їх вимогам Положення про доконтрактну перевірку репутації контрагентів господарській діяльності Банку.

2. Строки подання та правила подання пропозицій

2.1. Публікація оголошення про торги повинна здійснюватися за 15-30 календарних днів до закінчення строку подання і реєстрації тендерних пропозицій залежно від складності замовлення і часу, необхідного для попередньої кваліфікації учасників і підготовки тендерних пропозицій.

У разі потреби замовником може бути прийнято рішення щодо інших строків подання та реєстрації тендерних пропозицій.

2.2. Дійсними визнаються тільки ті заяви та повідомлення, що були подані у письмовій формі, встановленій замовником.

2.3. Якщо під час здійснення процедур закупівлі сторони передавали інформацію в інших формах, ніж письмова, зміст такої інформації повинен бути письмово підтверджений ними.

2.4. Тендерні пропозиції підписуються особою або особами, уповноваженими підписувати ці документи, за порядком, встановленим інструкцією для учасників, і подаються замовнику за вказаною ним адресою.

2.5. Тендерні пропозиції подаються у конверті, на якому зазначається адреса одержувача (замовника), найменування замовлення, найменування учасника та його адреса.

2.6. Учасник зобов'язаний подати тендерну пропозицію у встановлений для цього строк. Усі тендерні пропозиції, що надійшли після закінчення встановленого строку, повертаються відповідним учасникам.

У разі переносу замовником строку подання тендерних пропозицій, всі права та зобов'язання замовника та учасників поширюються на новий строк.

Замовник має право пропонувати учасникам продовжити дію тендерних пропозицій на новий строк.

Учасник може погодитися з цією пропозицією або відхилити.

2.7. Учасники мають право вносити зміни та відкликати свої тендерні пропозиції у письмовій формі до закінчення кінцевого терміну їх подання без втрати свого тендерного забезпечення.

Повідомлення про внесення змін або відкликання тендерної пропозиції здійснюється учасником з дотриманням порядку і строків, передбачених для подання тендерних пропозицій.

Зміни, що вчасно внесені до тендерних пропозицій, розглядаються одночасно з розкриттям конвертів з тендерними пропозиціями та враховуються у подальшому розгляді.

3. Тендерна документація

3.1. Тендерна документація повинна бути однаковою для всіх учасників, а також однозначною для розуміння, містити вичерпну інформацію, необхідну для розроблення тендерних пропозицій, і не створювати ризику для виконавців за обставин та подій, які вони не можуть передбачити під час визначення ціни і на які не мають впливу.

Замовник повинен подати учасникам тендерну документацію згідно з процедурами і вимогами, зазначеними в оголошенні про відкриті торги із зменшенням ціни, запиті цінових пропозицій із зменшенням ціни (при потребі) або у запрошенні до участі у закритих торгах із зменшенням ціни і конкурентних переговорах.

У процесі підготовки тендерних документів замовник не має права звертатися за порадою до організацій, які можуть мати комерційний інтерес до замовлення, і приймати їх поради, якщо це перешкоджає конкуренції між учасниками.

3.2. Тендерна документація затверджується керівником замовника та включає такі документи:

  • інструкцію для учасників, у тому числі перелік критеріїв, які висуваються замовником з метою оцінки відповідності учасників встановленим кваліфікаційним вимогам, критерії та методику їх оцінки для визначення найкращої тендерної пропозиції;
  • форму тендерної пропозиції (оферти);
  • форми кваліфікаційної оцінки учасників;
  • технічне завдання (при необхідності виконання будівельних робіт) або інформацію про характер і необхідні технічні та якісні характеристики предмета закупівлі (при закупівлі товарів та послуг);
  • перелік робіт.

Замовник у разі потреби може змінювати склад тендерної документації.

3.3. До складу технічного завдання, при наявності проекту, входять креслення, схеми, графіки, розрахунки, специфікації, технічні умови, а у разі потреби також інформація про стандарти, випробування, сертифікати тощо залежно від особливостей замовлення.

Технічна специфікація, плани, креслення, малюнки чи описи предмета закупівлі, що вимагаються замовником, повинні містити:

  • детальний опис товарів, робіт, послуг, що закуповуються, з викладенням об'єктивних технічних та якісних характеристик;
  • вимоги щодо технічних характеристик функціонування предмета закупівлі у разі, якщо опис скласти неможливо або коли доцільнішим є наведення таких показників;
  • посилання на стандартні характеристики, вимоги, умовні позначення та термінологію товарів, робіт чи послуг, що закуповуються з використанням існуючих міжнародних або національних стандартів, норм та правил.

3.4. Перелік робіт, які передбачається виконати згідно з замовленням, повинен містити дані щодо їх обсягу у натуральному вимірі. Для будівельних робіт у складі тендерної документації перелік робіт може подаватися у формі локальних та об'єктних кошторисів з розрахунком базисної ціни.

3.5. До закінчення терміну подання тендерної пропозиції замовник має право вносити зміни до тендерної документації. Усі зміни передаються кожному учаснику, які повинні підтверджувати їх одержання письмово.

Передача тендерної документації здійснюється одночасно усім учасникам тим способом, який було визначено в оголошенні.

3.6. Учасник після одержання тендерної документації перевіряє наявність усіх документів за списком. Будь-які невідповідності й помилки у складі та змісті тендерної документації негайно з'ясовуються з замовником і ним усуваються.

Один примірник тендерної документації зберігається кожним учасником протягом усього терміну підготовки та проведення тендерів.

Будь-яка інформація щодо тендерної документації, яка надається замовником будь-кому з учасників, повинна бути доведена одночасно до всіх інших учасників.

3.7. Учасник, який вимагатиме роз'яснень щодо тендерної документації, має право не пізніше ніж за 7 календарних днів до закінчення строку подання тендерних пропозицій звернутися до замовника письмово за адресою, зазначеною у запрошенні до участі в тендері. Замовник протягом 3 робочих днів після отримання письмового запиту від учасника тендеру повинен дати відповідь.

Замовник зобов'язаний дати учаснику роз'яснення в письмовій формі не пізніш як за 4 календарні дні до закінчення строку подання тендерних пропозицій. Копії цього роз'яснення надсилаються усім учасникам, що одержали тендерну документацію, з викладенням змісту запиту, але без зазначення його джерела.

Тендерна документація може роз'яснюватися також шляхом проведення конференції, яку організовує замовник тендеру. Він повинен скласти протокол цієї конференції та надіслати його всім учасникам, які отримали тендерну документацію, незалежно від їх присутності на конференції.

4. Вимоги до тендерної пропозиції.

4.1. Тендерна пропозиція повинна відповідати вимогам, визначеним у тендерній документації. Кожен учасник може подати тільки одну тендерну пропозицію. Тендерна пропозиція надається мовою, визначеною замовником в оголошенні та інструкції для учасників.

4.2. Тендерна пропозиція, що подається учасником, повинна містити:

  • два примірника заповненої форми тендерної пропозиції;
  • два примірники заповнених форм кваліфікаційної оцінки;
  • перелік робіт з розрахунком їх вартості;
  • альтернативні пропозиції (якщо такі передбачені);
  • інші матеріали (пояснювальна записка, графіки виконання робіт тощо), якщо їх подання було передбачене інструкцією для учасників.

4.3 Замовник повинен продовжити строк подання тендерної пропозиції у разі:

  • коли замовником внесено істотні зміни до тендерної документації;
  • несвоєчасного подання замовником роз'яснень змісту тендерних документів.

Рішення щодо продовження строку подання тендерних пропозицій приймається замовником до закінчення раніше встановленого у тендерній документації строку. Новий строк повинен бути достатнім для того, щоб учасники могли врахувати внесені замовником зміни, доповнення, роз'яснення та якісно підготувати і своєчасно подати свої тендерні пропозиції.

Про прийняте рішення щодо продовження строку подання тендерних пропозицій, зміни місця і процедури їх розкриття тощо, замовник повідомляє кожного з учасників протягом З календарних днів.

4.4. Якщо до замовника звернулися один або більше учасників з проханням переглянути строк подання тендерних пропозицій, які вони не можуть подати вчасно через незалежні від них обставини, замовник має право, але не зобов'язаний, продовжити термін подання тендерних пропозицій.

4.5. Для кращого ознайомлення з умовами виконання робіт учасник, у разі потреби, може відвідувати будівельний майданчик і вивчати його особливості. Відвідування організовується замовником одночасно для всіх бажаючих учасників, з роз'ясненням питань, що виникають.

5. Розкриття та вивчення тендерних пропозицій

5.1. Розкриття конвертів з тендерними пропозиціями учасників здійснюється замовником у день закінчення строку їх подання.

Під час розкриття тендерних пропозицій перевіряється наявність всіх необхідних документів, передбачених інструкцією для учасників.

6. Оцінка та зіставлення тендерних пропозицій

6.1. Замовник має право запросити від будь-якого учасника процедури закупівлі повторне підтвердження відповідності його кваліфікаційним вимогам, встановленим в інструкції для учасників, чи звернутися за підтвердженням такої інформації до державних органів або відповідних експертних підприємств, установ, організацій, а також ціни його тендерної пропозиції. У разі відмови учасника надати таке підтвердження чи одержання достовірної інформації щодо його невідповідності кваліфікаційним вимогам, встановленим у тендерній документації, або факту надання у тендерній пропозиції будь-якої недостовірної інформації замовник має відхилити тендерну пропозицію цього учасника і визначити переможця торгів серед тих учасників, які залишилися.

6.2. Для оцінки тендерних пропозицій можуть залучатися відповідні експертні організації чи окремі експерти на договірних засадах між замовником та ними відповідно до положень цивільного законодавства, рекомендації яких можуть бути використані під час визначення переможця процедури закупівлі. Взаємовідносини та порядок розрахунків між сторонами договору та учасниками визначаються в інструкції для учасників.

6.3. Тендерні пропозиції учасників після їх оцінки та зіставлення вносяться до списку у порядку визначених місць згідно з установленими критеріями.

7. Відхилення тендерних пропозицій

7.1. Замовник відхиляє тендерну пропозицію у разі, якщо:

  • учасник не відповідає кваліфікаційним вимогам;
  • дії учасника призвели до виникнення обставин, зазначених у п. 6.4 цього Положення.

7.2. Замовник може відхилити всі тендерні пропозиції до акцепту тендерної пропозиції, якщо це передбачено у тендерній документації.

8. Відміна торгів чи визнання торгів такими, що не відбулися

8.1. Торги можуть визнаватися замовником такими, що не відбулися, у разі:

  • якщо здійснення закупівлі перестало відповідати потребам Банку внаслідок настання непередбачуваних об'єктивних обставин (дії непереборної сили);
  • якщо ціни усіх тендерних пропозицій перевищують ціну, орієнтовно визначену замовником;
  • інших випадків за рішенням керівництва Банку.

8.2. Повідомлення про відміну торгів, а також визнання торгів такими, що не відбулися, надсилається замовником всім учасникам протягом 3 робочих днів з дня прийняття відповідного рішення. Замовник не несе ніякої відповідальності перед учасниками у разі застосування цього пункту.

9. Визначення переможця тендерів

9.1. Переможцем тендеру визнається учасник (кілька учасників), який за оцінкою та зіставленням тендерних пропозицій зайняв у списку перше місце. У разі відмови цього учасника від укладення договору переможцем тендерів вважається учасник, що зайняв наступне місце.

9.2. Рішення про результати тендеру оформляється протоколом оцінки тендерних пропозицій і затверджується тендерним комітетом у строк, передбачений умовами тендеру, але не пізніше ніж через 15 календарних днів з дня розкриття тендерних пропозицій.

9.3. Повідомлення про акцепт тендерної пропозиції переможця тендеру має бути надіслано йому не пізніше як через 3 календарних дні після затвердження рішення про результати тендеру.

9.4. Переможець тендеру після одержання акцепту тендерної пропозиції надає замовнику гарантії виконання договірних зобов'язань (якщо це передбачено інструкцією для учасників), після чого сторони остаточно узгоджують і укладають договір.

Договір, підписаний замовником, надсилається переможцю тендеру протягом 10 календарних днів після акцепту його тендерної пропозиції. Переможець тендеру зобов'язаний підписати договір протягом 14 календарних днів після його одержання від замовника. Непідписання договору у зазначений термін вважається відмовою від укладення договору.